Und mal noch ein Hinweis:
Gleich an die Aufbewahrungspflicht der Dokumente denken. Es empfiehlt sich Dokumente gleich in PDF zu überführen und diese in einer Datenbank (BLOB-Feld) zu speichern. Name, Belegnummer, Datum, Leistung (z.B. Artikel-Nr.) und andere relevante Daten als Tags speichern und indizieren. Dann lassen sich Belege google-like ruck-zuck auffinden.