Sofern Excel nur als Speicherort für die Daten gilt, könnte man auch vollkommen auf Excel verzichten.
Aus Deinem Beitrag geht leider nicht hervor welche Daten (Spalten) Du benötigst. Denkbar sind kleine Autoit Programme, die die Scanndaten einlesen/abfragen ohne dass Du eine Hand heben musst.
Aber um das zu entscheiden müsste man mehr über die Daten die gespeichert werden wissen. Ev. auch über den Scanner Typ bzw. die Art des Anschlusses.
Einen Workflow kann man oftmals nur vereinfachen indem man ihn vollkommen verändert. Klingt aufwendig ist aber häufig einfacher als "Eingriffe in bestehende Wege"
So long
Peter