Automatisierung organisatorischer Tätigkeiten

  • Hallo, ob ich hier richtig bin . . . keine Ahnung, und so probiere ich es einfach mal:

    Ich habe ein kleines Unternehmen mit einigen Mitarbeitern. Wir machen Lohnabrechnung, neudeutsch Payroll-Provider. Jeden Monat fallen immer wieder die gleichen (langweiligen!) Aufgaben an, die ich gerne automatisieren möchte. Hier mal ein Beispiel: PDF-/, Excel-/ und -Word-Dateien aus den Monatsordnern bestimmter Kunden müssen bestimmt, verzippt und über Outlook versendet werden. Danach soll der zip gelöscht werden. Ob das mit AutoiT geht, weiß ich nicht. Das Thema "Script" ist mir ein einziges böhmisches Dorf. Wenn die Arbeit gut klappt und beide Seiten zufrieden sind, wären noch andere Automatisierungen zu erledigen.
    Bezahlung: Selbstständige gegen Rechnung. Private Programmierer könnten stundenweise als Minijobber bezahlt werden.

    Hat jemand Interesse?

  • danke fürs Feedback, im Forum oder per Mail.

    Eins vorab: Lohnabrechnung ist eine sehr heikle Sache in Bezug auf Datenschutz, und ich nehme das sehr ernst, sonst könnte ich meine Firma gleich schließen. Dies bedeutet: Ihr arbeitet per Teamviewer (ich habe eine Lizenz) auf meinem Rechner, und ich bin die ganze Zeit dabei. Dadurch lerne ich natürlich auch von Euch. Das ist gewollt, denn ich habe es mir im Laufe der Zeit durch schlechte Erfahrungen mit IT-Dienstleistern zur Gewohnheit gemacht, nichts mehr zu installieren, was ich nicht kenne.
    Meine Firma ist in Frankfurt/Main. Die Dateistruktur sieht wie folgt aus:

    Laufwerk (NAS):\\alle Kundenordner\Kunde Müller GmbH\Monat 09

    Jeder Kunde hat einen eigenen Ordner mit Monatsunterordnern. Die Dateien in diesem Monatsordnern sollen verzippt, versendet und der zip danach gelöscht werden.

    Ich werde Euch alle im Laufe dieser Woche einzeln kontaktieren.

  • Klingt interessant :)
    Muss der Versand aus Outlook erfolgen oder kann man auch direkt über SMTP (über den Email Server) versenden?
    Mit Autoit kann man das realisieren.

    Ich selbst habe darüber z.b. ein IT-Helpdesktool und den Reporting Versand in der Firma realisiert.
    In welcher Datenform liegen denn hier die Kundendaten vor. Für den automatisierten Versand benötigt man ja die Email Kontakdaten.

    Ein löschen der Zip Datei würde ich persönlich nicht gleich durchführen, sondern diese lieber in einen Unterordner "erledigt" verschieben. Falls es mal probleme mit dem Versand gibt, will man ja eventuell die Datei Händisch nochmal rausschicken.

    Gruß gmmg

  • sowas hab ich schonmal für meine firma gebaut..

    50-90 lohnabrechnungen der mitarbeiter an eine mail angehängt (pdf) und jeweils versendet.

    natürlich mit mitarbeiter-management, zum hinzufügen und löschen.

    es funktioniert bis heute (ist schon 2 jahre her) :)

    Simon nörgelt, Simon nervt - aber Simon verbessert die Welt. Glaubt er.

  • Klingt interessant :)
    Muss der Versand aus Outlook erfolgen oder kann man auch direkt über SMTP (über den Email Server) versenden?
    Mit Autoit kann man das realisieren.

    Ich selbst habe darüber z.b. ein IT-Helpdesktool und den Reporting Versand in der Firma realisiert.
    In welcher Datenform liegen denn hier die Kundendaten vor. Für den automatisierten Versand benötigt man ja die Email Kontakdaten.

    Ein löschen der Zip Datei würde ich persönlich nicht gleich durchführen, sondern diese lieber in einen Unterordner "erledigt" verschieben. Falls es mal probleme mit dem Versand gibt, will man ja eventuell die Datei Händisch nochmal rausschicken.

    Gruß gmmg

    ich würde lieber aus Outlook heraus versenden. Wir haben Office 365, d.h. MS-Exchange. Der Ablauf kann zwischendurch gerne pausieren, damit wir händische Eingaben machen können. Es muss also nicht alles "auf Knopfdruck" laufen.

    Bei diesem Job hier geht es darum, alle Mails an ein und denselben Empfänger zu schicken. Der ist Mitarbeiter von mir und arbeitet im Homeoffice, wie auch alle anderen. Daher brauchen die Zip-Dateien nicht aufbewahrt werden. Normalerweise können alle Mitarbeiter über VPN auf das NAS zugreifen und sich die Dateien selbst holen, aber dieser eine hat neuerdings UnityMedia mit IPv6. Das Büro hat IPv4. Da ist kein Zugriff über VPN möglich.

    Zu einem späteren Zeitpunkt möchte ich auch den Mail-Versand der Lohnunterlagen automatisieren: nicht an einzelne Mitarbeiter, sondern nur an einen Empfänger beim jeweiligen Kunden. Die Arbeit muss unbedingt professionell erledigt werden, natürlich werde ich das auch entsprechend honorieren.

    Ob das mit AutoIT überhaupt geht, weiß ich nicht. Deswegen bin ich ja hier. Ich habe gerade erst angefangen, mich mit der Thematik "Automatisieren" zu beschäftigen, weil bei uns jetzt dringend der Bedarf besteht.
    Vielleicht geht es auch mit einer Batch-Datei? Weiß ich nicht. Ausprobiert habe ich auch schon MakroX. Da funktioniert ein bisschen was, allerdings bin ich mangels Kenntnissen sehr schnell ans Ende gelangt.

  • Autoit ist dafür wunderbar geeignet.

    x0r: wenn du das schon in der Form in deiner Firma gemacht hast, wäre das hier ja was für dich.

    Wie groß sind die Anhänge der eMail?
    Es gibt ja oft die 10 MB Beschränkung. Da sollte man aufpassen, vorallem, wenn man dann zu externen Kudnen versendet.
    Hier weiß man ja nicht, ob es da Beschränkungen gibt.

    Hier müsste man zuerst ein Ablauf definieren ...

    -Wann sollen die Daten versendet werden -> Wenn z.B. Mitarbeiter XY das Programm öffnet
    -Der Mitarbeiter XY muss ja dann den Kunden und Monat für das Zip + Versand auswählen
    -Passwortschutz in der ZIP Datei

    Beim Versand über Outlook -> das Programm muss auf dem PC vorhanden und funktionsfähig sein.

    Es gibt hier bestimmt noch andere Dinge zu beachten an die man denken sollte.

  • Outlook ist natürlich vorhanden. Verschickt werden höchstens 3 MB pro Mail. Die Daten werden zur Monatsmitte verschickt. Passwortschutz ist kein großes Thema. Der Organisationsablauf steht bereits seit Jahren. Nur habe ich das bisher alles händisch gemacht und will aufs elektronische umsteigen.
    Ich will hier auch nicht jedes Detail beschreiben, sondern möchte das mit der Person besprechen, die den Job erledigt. Wer sich in betrieblichen Abläufen auskennt, wird kein Problem damit haben.

  • Suchst du noch jemanden dafür?
    Bin Auszubildender im 3. Lehrjahr in einem IT-Unternehmen in Stuttgart. Schreibe in 50% meiner Arbeit AutoIT Skripte zum automatisieren kleinerer und teils auch größerer Prozesse. Dabei ist auch das verpacken und entpacken von Dateien bearbeiten von Ordnerstrukturen und das versenden von automatisierten Mails schon öfters vorgekommen.

    Wenn du noch jemanden brauchst kannst du mich gerne einmal anschreiben