- Offizieller Beitrag
Ich schildere mal kurz die Situation:
In unserem Archiv lagern Unmengen an Dokumenten (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc.). Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gehen zwar pro Jahr etwa 20.000 Blatt in den Schredder aber 30.000 kommen hinzu. Und der Platz ist begrenzt.
Da der Gesetzgeber zum Glück erkannt hat, dass das Aufbewahren von Papier-Originalen schwachsinnig ist, darf man ja auch die Dokumente in elektronischer Form aufbewahren. Das Scannen der Daten von 10 Jahren werden wir wohl an einen externen Dienstleister abtreten (da würde man selbst bestimmt ein Jahr für brauchen 
).
Die ganzen Dateien müssen dann natürlich auch sinnvoll auffindbar sein. Ein Tagging zusammengehöriger Dateien ist also sinnvoll (von Anfrage über Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung zu Lieferschein und Rechnung). Wie ich das für die Altdaten realisieren kann, ist mir noch nicht so klar, aber das ist auch ein zweitrangiges Problem.
Das Hauptproblem gestaltet sich für mich folgendermassen:
Gibt es eine Tagging-Software, die portabel ist, die ich also mit den Daten transportieren kann? Bisher gefunden habe ich z.B. ISAKS - ist soweit auch eine tolle Sache, aber leider an ein Serversystem gebunden.
Ich benötige eine Verschlagwortung der Dateien, die im Root des Datenspeichers liegt. Dann kann ich mit einer Kopie der Daten vom Root sowohl Daten als auch Tagging sichern und (was noch wichtiger ist) in jeder Sicherung das Tag-System verwenden ohne an den Server gebunden zu sein.
Der Punkt ist deshalb wichtig, weil z.B. bei Kontrollen durch das Finanzamt dem Kontrolleur die Daten zur Verfügung zu stellen sind. Ich bin zwar nicht verpflichtet ihm eine Software zur Verfügung zu stellen, die es ihm erleichtert die Daten aufzufinden. Aber wenn du ihm nur ein USB-Laufwerk in die Hand drückst und sagst: "Da ist alles drauf", und er sich dann durch die Verzeichnisse und Dateien wühlen darf, ist sehr fraglich, ob bei auftretenden Problemen der Beamte dann seinen Prüfungsspielraum zu deinen Gunsten auslegt. Sagst du ihm aber: "Öffnen Sie die Suchsoftware und geben Begriffe ein, alle relevanten Belege werden dann aufgelistet", ist er zum einen schneller fertig 
und wird evtl. auch entgegenkommender sein.
Wie wird das bei euch so gehandhabt? Könnt ihr mir etwas empfehlen? Wenn möglich soll keine Vorschrift für das verwendete Dateisystem bestehen. (auf meinem NAS läuft kein NTFS sondern ein Linux FS)
Bin dankbar für jede Idee.
