Ausfüllen von Word Briefvorlagen/Rechnungsvorlagen

  • Hallo zusammen,


    ist eine ganze Weile her, dass ich mit AutoIt arbeiten konnte. Habe jetzt jedoch eine Aufgabe zu der ich mir zunächst Rat einholen möchte.


    Mein Bruder hat sich selbstständig gemacht, ist jedoch kein großer Computer-Freund. Umgang mit Word/Excel ist im bekannt jedoch würde dies sehr lang dauern.nIch möchte meinem Bruder ein kleines Tool schreiben damit er Briefe und Rechnungen (und was sonst noch alles an Dokumenten anfällt ) mit dem Tool erzeugen kann.


    Meine Idee war: Brief und Rechnungsvorlage in Word erstellen und diese via AutoIt füllen. Nun meine Frage, ist die herangehensweise okay, oder hat jemand eine bessere Idee? Wenn man das so machen würde, habt ihr ein paar Tipps für mich für die Umsetzung? Mit Platzhaltern arbeiten und dann via _Word_FindReplace arbeiten, oder wie kann ich zu den bestimmten Stellen springen und das Dokument ausfüllen?


    Danke im voraus und viele Grüße.

  • Hallo Yaerox,

    mir ist das Szenario noch nicht ganz klar. Wo würden die Daten herkommen, die dein Tool in die Word Dokumente schreibt? Aus Excel? Da bietet dir Office eigentlich schon alles von Haus aus. Du kannst Excel Dateien als Datenquelle für Word benutze. Dann werden die Felder auch automatisch gefüllt.

    Anyway:

    Ich habe mal AutoIt für eine automatisierte Dokumenterstellung genutzt. Da sollten Daten aus Excel ausgelesen werden und damit Word-Dokumente gefüllt werden. AutoIt war nötig, weil die Dokumente gleich in eine bestimmte Ordnerstruktur gebracht werden sollten..

    Ich habe da auch mit einer Vorlage und _Word_DocFindReplace gearbeitet. Das ist das einfachste. Allerdings solltest du mindestens die Adressdaten besser in ein Textfeld schreiben (damit du bei unterschiedlicher Zeilenanzahl in der Adresse nicht den ganzen Text im Brief verschiebst..).

    Im Zweifel kann ich dir ein kleines Bsp basteln.

  • Ich hab mal was ähnliches erstellt,, da die Daten aus unterschiedlichen Quellen kommen sollten und C&P immer auch die Formatierung mit übernommen hat.

    Ich habe eine einfache GUI für die Daten erstellt und die Daten daraus in ein Word-Dokument eingefügt (_Word_DocFindReplace)


    Die Frage die sich noch stellt ist, ob diese Daten noch abgespeichert werden sollen um sie ggf wieder zu verwenden (z.B. die Kundendaten)

    • Offizieller Beitrag

    Und mal noch ein Hinweis:

    Gleich an die Aufbewahrungspflicht der Dokumente denken. Es empfiehlt sich Dokumente gleich in PDF zu überführen und diese in einer Datenbank (BLOB-Feld) zu speichern. Name, Belegnummer, Datum, Leistung (z.B. Artikel-Nr.) und andere relevante Daten als Tags speichern und indizieren. Dann lassen sich Belege google-like ruck-zuck auffinden.

  • mir ist das Szenario noch nicht ganz klar. Wo würden die Daten herkommen, die dein Tool in die Word Dokumente schreibt? Aus Excel?

    Die Vorstellung ist, dass er nur mein Tool offen hat, dort dann quasi einen Button hat Rechnung erstellen/Brief erstellen und dann hat er dort entsprechende Masken in denen er die Daten eintippt. Diese eingegebenen Daten sollen dann entsprechend in die Word-Dokumente eingetragen werden.

    Die Frage die sich noch stellt ist, ob diese Daten noch abgespeichert werden sollen um sie ggf wieder zu verwenden (z.B. die Kundendaten)

    Beginnen werde ich mit einer einfachen Erzeugung von Briefen und Rechnungen, später werde ich dann Kunden-/Artikelstamm hinzufügen und alles was einem noch so in den Sinn kommt.

    Und mal noch ein Hinweis:

    Gleich an die Aufbewahrungspflicht der Dokumente denken. Es empfiehlt sich Dokumente gleich in PDF zu überführen und diese in einer Datenbank (BLOB-Feld) zu speichern. Name, Belegnummer, Datum, Leistung (z.B. Artikel-Nr.) und andere relevante Daten als Tags speichern und indizieren. Dann lassen sich Belege google-like ruck-zuck auffinden.

    Das ist ein gutes Stichwort. Mein Bruder wird alles in Papier vorhalten und die Dokumente ausdrucken. Nichts desto trotz ist die Idee der Überführung in eine PDF eine super Idee. Da haben sich mir gleich ganz viele weitere Ideen aufgetan.


    Jedenfalls scheint mein Ansatz ja der korrekte gewesen zu sein. Danke schonmal.

  • Und mal noch ein Hinweis:

    Gleich an die Aufbewahrungspflicht der Dokumente denken. Es empfiehlt sich Dokumente gleich in PDF zu überführen und diese in einer Datenbank (BLOB-Feld) zu speichern. Name, Belegnummer, Datum, Leistung (z.B. Artikel-Nr.) und andere relevante Daten als Tags speichern und indizieren. Dann lassen sich Belege google-like ruck-zuck auffinden.

    Ja, wir nutzen fast ausschließlich PDF-Dateien bei Formularen. Erstellen kann man ausfüllbare PDF Vorlagen sehr schnell und man kann die Felder einer PDF Datei selber bestimmen, damit es mit AutoIt besser angesprochen werden kann. Und noch ein Vorteil, man kann sehr gut der von BugFix angesprochene Aufbewahrungspflicht nachkommen. Bei uns werden die Formular nach dem ausfüllen durch drücken eines "Druckbutton" nicht nur ausgedruckt, sondern auch gleichzeitig digital wegsortiert. Die Vorteile liegen ganz klar bei PDF. Auch die ganzen Automatisierungen die ein PDF Formular bringt, sprechen für sich. Auch die Tags, die BugFix angesprochen hat, können automatisiert bei PDF Formularen gespeichert werden.


    Das erstellen der PDF ist im Grunde nur eine weitere Zeile, wenn du Word offen hast (_Word_DocSaveAs).

    Aber doch nur, wenn man auf den Luxus wie gerade von mir oben genannt verzichten möchte. Oder? ;)

    ...... Lieben Gruß, ........
    ...........
    Alina ............

    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
    Ich habe die Deutsche Hilfe auf meinem PC und
    OrganizeIncludes ist beim Scripten mein bester
    Freund. Okay?

  • Ich will jetzt nicht den Bastlersinn ersticken... Aber es gibt einige coole Open-Source Warenwirtschaftssysteme, die man für den Verwendungszweck benutzen könnte. Das hat den Vorteil, dass man a) nicht alles selber schreiben muss (das Thema ist recht umfangreich) und b) nicht andauernd auf rechtliche Vorschriften achten muss (Stichwort GODB). Wegen eines fehlerhaften WaWi-Systems paar von nem Wirtschaftsprüfer auf den Sack zu bekommen oder sogar geschätzt zu werden... Das ist gar nicht toll.

    Persönlich kann ich Dolibarr empfehlen. Setze ich auch ein.

  • Ich will jetzt nicht den Bastlersinn ersticken... Aber es gibt einige coole Open-Source Warenwirtschaftssysteme, die man für den Verwendungszweck benutzen könnte. Das hat den Vorteil, dass man a) nicht alles selber schreiben muss (das Thema ist recht umfangreich) und b) nicht andauernd auf rechtliche Vorschriften achten muss (Stichwort GODB). Wegen eines fehlerhaften WaWi-Systems paar von nem Wirtschaftsprüfer auf den Sack zu bekommen oder sogar geschätzt zu werden... Das ist gar nicht toll.

    Persönlich kann ich Dolibarr empfehlen. Setze ich auch ein.

    Das ist auch ein guter Punkt. Ich geb dir da in fast allen Fällen recht, nur ist es auch gewagt jemanden ein Tool zu geben der lange braucht sich darin einzuarbeiten, und dann die Qualität der Software unklar ist. Ich werd mir Dolibarr gern mal ansehen, aber da das Ziel ebend nicht ist, ein vollwertiges ERP zu schreiben da er weiterhin alles via Papier machen möchte ^^

  • Ich werd mir Dolibarr gern mal ansehen, aber da das Ziel ebend nicht ist, ein vollwertiges ERP zu schreiben da er weiterhin alles via Papier machen möchte ^^

    Ich denke er wird dann irgendwann in seinem Papierwust untergehen... Digitalisieren wäre schon der richtige weg. Immerhin schreibt er seine Rechnungen oder was auch immer ja schließlich auch schon auf dem Computer (digital) und nicht mehr mit der Schreibmaschiene 8o Mal abgesehen davon, was ist wenn er mal was suchen muss? Wie ist da die Ablage in den Ordnern?

    Aktuell sprechen wir denke ich von ein paar "Kunden" und eben ein paar "Dokumenten". Was aber wenn er wirklich den Durchbruch schafft und es mehr wird??? Bestelldokumente, Lieferantendokumente, Auftragsbestätigungen, diverse Kundendokumente (Angebote, eigene Auftragsbestätigungen, Rechnungen an den Kunden und und und) Klar hängt jetzt auch ein wenig davon ab, mit was er sich selbstständig gemacht hat und was ihm nachher auch wichtig ist...


    Hinzu kommt dann noch die DSGVO und wie Bugfix auch schon geschrieben hat die Aufbewahrungspflicht.


    UND denkt mal an die Umwelt 8| heutzutage wird alles gemailt, teilweise sogar noch gefaxt. Oder ist sein Plan: Ausdrucken des Dokumentes, dann wieder einscannen und danach verschicken? Oder druckt es aus, druckt es parallel als PDF und verschickt es dann? Fragen über Fragen...


    Ich möchte dir jetzt auch nix verkaufen oder gar aufdrängen, aber drüber nachdenken, was meine Vorschreiber auch schon geschrieben haben, solltet ihr beiden schon, erspart dir nachher auch "ein wenig" Programmierarbeit :/

  • Das ist aber oft auch einfach gesagt. Eine schlechte Software ist nicht besser als Papier. Wenn die Daten Weg sind ist der Schaden groß. Alles hat seine vor und Nachteile.

    Ich würde/werde auch alles digital machen und halten, aber so ist halt jeder anders ^^

  • Die Vorstellung ist, dass er nur mein Tool offen hat, dort dann quasi einen Button hat Rechnung erstellen/Brief erstellen und dann hat er dort entsprechende Masken in denen er die Daten eintippt. Diese eingegebenen Daten sollen dann entsprechend in die Word-Dokumente eingetragen werden.

    Schau dir mal den Formularersteller/VBA in Word/Excel an, das ist Koda für Fortgeschrittene.

    Damit Kannst du dir AutoIt völlig schenken, und auch das speichern und wegsortieren (als PDF) anhand der eingegebenen Daten ist nur ein einziger Befehl.

    • Offizieller Beitrag

    Mal noch ein Hinweis zur Aufbewahrung:

    Das Erstellen von Rechnungen mit Word/Excel-Vorlagen ist OK, wenn daraus eine Papierrechnung resultiert, die aufbewahrt wird. Wird zusätzlich eine *.xls/*doc-Datei dieser Rechnung gespeichert ohne ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden, ist dies eine Ordnungswidrigkeit, da die Unveränderlichkeit des (digitalen) Beleges nicht gegeben ist. (s. hier)

    PDF-Dateien sind aber auch nicht manipulationssicher und ein reines Abspeichern ist keine zulässige Aufbewahrung. (s. hier)


    Es gibt also zwei Möglichkeiten der Aufbewahrung:

    - nur Papier (die Datenbank in einem Warenwirtschaftssystem ist gut zum Nachschauen, gilt aber nicht als Aufbewahrung)

    - digital mit einem DMS (wir verwenden ein System bei dem eine Einzelplatzlizenz etwa 300 EUR kostet), dann ist der Papierbeleg kpl. verzichtbar


    Ich würde trotzdem von Anfang an auf digitale Sicherung setzen. Es hat auch den Vorteil (je nach DMS) den Rechnungen Scans von Begleitpapieren jeder Art anzuhängen. So hat man in der Archivierung auch immer den gesamten Ablauf (Anfrage-Angebot-Auftrag-Lieferschein-Rechnung-etc.) auf einen Blick zur Verfügung.

  • Schau dir mal den Formularersteller/VBA in Word/Excel an, das ist Koda für Fortgeschrittene.

    Damit Kannst du dir AutoIt völlig schenken, und auch das speichern und wegsortieren (als PDF) anhand der eingegebenen Daten ist nur ein einziger Befehl.

    Werd ich mir mal ansehen.

    Es gibt also zwei Möglichkeiten der Aufbewahrung:

    - nur Papier (die Datenbank in einem Warenwirtschaftssystem ist gut zum Nachschauen, gilt aber nicht als Aufbewahrung)

    - digital mit einem DMS (wir verwenden ein System bei dem eine Einzelplatzlizenz etwa 300 EUR kostet), dann ist der Papierbeleg kpl. verzichtbar


    Ich würde trotzdem von Anfang an auf digitale Sicherung setzen.

    Und er will nur Papier und das Tool nur zum nachschlagen, nicht zum aufbewahren.


    Ja, ich würde auch sofort digital arbeiten :D

    Danke für die Links, ich werd mir die noch ansehen :)

  • Nutzt du dafür OpenSource (wenn ja was) oder den Platzhirsch???

    Wir haben auf jedem PC eine Adobe Vollversion. Da mein Laptop, Netbook, usw. Berufsmaterial ist, verwende ich den "Platzhisch" auch zuhause.

    ...... Lieben Gruß, ........
    ...........
    Alina ............

    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
    Ich habe die Deutsche Hilfe auf meinem PC und
    OrganizeIncludes ist beim Scripten mein bester
    Freund. Okay?

  • Ich muss stark in Cheestiegers Horn blasen. Der beste Rat für einen jungen Selbstständigen kann nur sein, sich ein anständiges Freeware Büroprogramm / Faktura / CMS oder wie auch immer zuzulegen. Oder bei Lexware und Co. vorbeizuschauen. Für extrem kleines Geld (meist) viel Leistung.


    Archivieren ausgehender Rechnungen muss nicht zwangsweise in elektronischen Archiven erfolgen. Solange ALLE Rechnungen das Haus in Papierform verlassen - ist Papierarchiv für ausgehende Rechnungen zulässig.


    Gruß


    Peter


    Ps.: Zu GoBd gerechter Archivierung mag ich kein Wort verlieren - sonst bekomme ich Lachanfälle erster Güte....

    Hinweise auf Suchmaschinen finde ich überflüssig - wer fragt hat es nicht gefunden oder nicht verstanden. Die Antwort gibt sich oftmals schneller als der Hinweis auf Dr. Goggle & Co.

  • @ chesstiger



    Persönlich kann ich Dolibarr empfehlen

    High Chesstieger,

    ich beschäftige mich z.Z. mit Open Source WAWIs kannst Du sonst noch ein Programm empfehlen?


    Gruß


    Peter

    Hinweise auf Suchmaschinen finde ich überflüssig - wer fragt hat es nicht gefunden oder nicht verstanden. Die Antwort gibt sich oftmals schneller als der Hinweis auf Dr. Goggle & Co.

  • Yaerox,

    In welchem Bereich ist dein Bruder tätig?

    Hier wird über alle möglichen und unmöglichen WAWI-Programme und "halbgaren", weil völlig überfrachteten ERP-Programme gesprochen, aber je nach Branche gibt es spezielle Software, die meist genau das bietet, was der Nutzer braucht. Nicht mehr, und auch nicht weniger.


    Ich hatte mir vor einigen Jahrzehnten, als ich mich in der Baubranche selbstständig gemacht hatte, ziemlich alle frei erhältliche "kaufmännischen" Programme zugelegt. Sowohl ich als auch meine Frau (Dipl. im Steuerrecht) hatten diese Software unabhängig voneinander "getestet" und das komplette(!) Sortiment für ungenügend befunden, weil völlig überfrachtet und produktiv(!!!) NICHT benutzbar.

    Letztendlich hatte ich mir 5 Lizenzen des damaligen StarOffice (jetzt OpenOffice) für zusammen nicht mal 900DM gekauft und damit die Bürorechner ausgestattet. Nach einigen Wochen Programmiererei in StarBasic wurde unser Arbeitsablauf 1:1 umgesetzt und alle steuerlichen Vorgaben/Vorschriften "im Hintergrund" abgewickelt.


    Angebot erstellen ("zusammenklicken") aus Listen bzw. Übernahme aus Branchensoftware, nach Auftragserhalt mit einem Mausklick daraus eine AB und auch Bestellung beim Lieferanten(!) erzeugen, nach Abwicklung mit einem Mausklick Rechnung erstellen und digital ablegen.

    Daneben hatte ich mir von unserem Hauptlieferanten eine von diesem für kleines Geld bereitgestellte Branchensoftware zugelegt. Alles in allem ein System, welches 15 Jahre so gut wie unverändert lief, und von dem ich noch heute profitiere.


    Mittlerweile bin ich in einem größeren Unternehmen angestellt und meine heutigen Kunden sind größtenteils selbst "kleine" Händler, da graust es einer Sau, wenn man denen teilweise bei der Büroarbeit zusieht!

    Die sollen unsere Produkte verkaufen, und sich nicht nächtelang mit SCHEI** Software rumärgern!

    Daher bieten wir ein sog. "Händlerprogramm" für unsere Branche an, welches auf die Bedürfnisse unserer Kunden und auf einen optimierten und organisierten Arbeitsablauf zugeschnitten ist.


    Und ich bin sicher, für die Branche von deinem Bruder existieren Lieferanten, welche ähnliche Produkte anbieten!

  • Andy

    Sorry Andy aber halbgar ist die Empfehlung sich nach einer WaWi umzusehen auf keinen Fall. Im Gegenteil - das ist das einzig lotrechte. Niemand hat geraten sich "überfrachtete Software" zuzulegen.


    Und mit Verlaub - Software vom Lieferanten ist noch schlimmer als Software vom Staat. Abhängig auf Gedeih und Verderb von einem Lieferanten - nur über meine Leiche. Und glaub mir - ich weiss im realen Leben - in dieser Angelegenheit GENAU - wovon ich rede! Im übrigen kenne ich keine "Lieferanten" Software die den Prozess bis zur Rechnung begleitet - meist ist bei der Angebotserstellung / Bestellung Schluss. Das ganze dann, vor dem Hintergrund des Bestrebens der Lieferanten diese Software nur noch auf lieferanteneigenen Servern im Netz zur Verfügung zu stellen - da glaube ich ja vorher noch an die Datenehrlichkeit von MS., Facebook, Google und Co. :rofl:.


    Sicher ist die Branche ein Kriterium - aber - die war bei den grundsätzlichen Ratschlägen - erstmal nicht notwendig. Ganz vergleichen kan man die Situation von vor 25 Jahren und heute auch nicht - es lebe die GOBD!


    Der Ratschlag sich nach einer - wie auch immer geardeten WaWi umzusehn ist der beste Ratschlag den er bekommen kann. Wenn er an weiterer Hilfe interesiert ist - gerne - aber dann ist es an Ihm uns danach zu fragen. Es wird gerne geholfen!

    Nur mit Lösungen aus Word und Excel (oder wie man es in anderen Softwareschmieden auch immer nennt) ist niemanden (mehr) geholfen.


    Gruß


    Peter

    Hinweise auf Suchmaschinen finde ich überflüssig - wer fragt hat es nicht gefunden oder nicht verstanden. Die Antwort gibt sich oftmals schneller als der Hinweis auf Dr. Goggle & Co.